(47) Skusenost Konference Managera v Cine :)

Ahooooojte

po dlhsej dobe :) no Oktober bol tak zaneprazdneny mesiac ze som skoro ani nestacila dychat :) (citaj - pisat na blog). Ale uz som tu opat ;) No co sa vlastne udialo za cely ten mesiac….so mnou a s mojou pracou…
Takze prve so mnou… :) Po tych tymovych dnoch som si uvedomila vela veci…co robim, ako vnimam tuto moju skusenost, ako som otvorena mojmu okoliu atd. Uvedomila som si aj aky zazitok maju oni (moj team) - predsa som tu jednina o zahranicia (ked neberiem Dan ktory je stale v SH.) a tiez ako si budu pamatat tento term, tento team. Je tu taky slabsi team management co sa tyka tymoveho ducha, rozvoja atd. Klasicka cina - vsetci sa staraju len o vysledky, ale to ako ich dosiahnu ich uz nezaujima…No a tak si vravim, skusi to nejak zmenit - predsa mam len nejaku tu skusenost a poznam svoje silne stranky dobre, tak preco ich konecne nezacat pouzivat ;)

A tak moja prva priorita bola, zorganizovat 2 uspesne konferencie - jednak z organizacneho hladiska a jednak z tymoveho hladiska. Coz ked to teraz hodnotim sa mi celkom podarilo :) az na urcite externality ktore nam urobili zivot pocas konferencie tazsi….
A tak sme sa do toho vrhli :D

KONFERENCIA V SH.
Tak takto vyzeral hotel - ty brdo poviem vam ze naozaj luxus :D ked uz nemate radi konferencie, jedina vec ktora by mohla by vasou motivaciou je, ze ju stravite uplne v super hoteli :D vzdy rozmyslam nad nasou Secou :) (ale v urcitych pripadoch si hovorim "zlata Sec", ano).

















Samozrejme uz od zaciatku sa veci nie az tak darili a cestu do hotela namiesto 1,5 hod. Sme absolvovali 5 hodin (lebo blby vodic nevedel kde to je a samozrejme sa nespytal…), takze sme zacali neskoro s realnou pripravou a na druhy den malo prist 270 ludi….no tak sme pracovali do 4:00 rana aby bolo vsetko ok….Vela malych problemov sa objavovalo, ako pocet delegatov na konferencii stale kolisal, data projetory neboli pre firmy, v miestnostiach bolo svetlo na to aby ste tam mali ppt prezentaciu…a proste kraviny ktore ako konfernce manager som musela riesit. Nakoniec sme sa rozhodli ze si velmi seriozne podelime v teame ulohy a Echo si zobrala celu logistiku, Houston firmy, Dan techniku, Mino prezentacie atd….Proste tak aby sme to mali pod kontrolou a ja som ich vsetkych koordinovala a k tomu este cely organizacny team :) no krize niekedy s touto kulturou :D
Moc som sa naucila napr. - nemozes tu clovekovi povedat ze potrebujes mat nieco - musis povdat presne kroky co ma spravit, vsetko si musis 100x preverit lebo oni povedia ANO ANO ale aj tak to neni hotove, musis byt na nich fakt nekompromisna inak to flakaju, a ja ze som fakt vystresovana ked viem ze pracujem s ludmi na ktorych nie je spolahnutie, som kludna ked viem ze ludia chapu ako a co maju spravit a viem ze to bude, nezabudam na podporu a povzbudenie - a usmev :) atd.
Hned na zaciatku ako prva perlicka ked som prisla na miesto kde sa ma otvarat konferencia 1,5hod pred otvorenim mi povedali - vsetci delegati budu 2 hodiny oneskoreny :S aaaaaaaaaa a tak to zacalo, mali sme prvy den stres lebo tam bolo vela firiem a este sme neboli az tak zohrany ale potom to uz bola len pohodicka :) uzivali sme si to ako sme len mohli a to aj vdaka Aronovi (chair/moderator ktory nam velmi pomahal) - je zo Svedska a je tu na praxi a ked som s nim pracovala tak som sa citila tak super - ako doma, proste jasne strucne v strukture a ide sa :D ach no je vidiet ten rozlicny pracovny styl Azie a Europy…

A ako slogan sme mali "Ready? Steady? GO!" (Nieco ako Pripravit sa! Pozor! Start! Alebo ako by som to prelozila) a tak sme si spravili aj super fotky k tomu :)

Ready?

Steady?

GO!

:)

No a toto je fotka tak 2/3 delegatov na konferencii :) celkom aj zapadam ked ma nemozete najst, ze? (dole, od stredu do lava - je tam Vincent v bielej koseli a ja vedla neho, alebo - chalan v zelenom, hore v lavo slecna v tykizovom s oranzovym salom a v tom istom uhle do lava hore je moja hlava :))

KONFERENCIA V PK
Jaaaaaaaj tak o tom nejdem asi ani pisat, ani fotky skoro ziadne nemam (kedze nebolo kedy skoro ani ist na WC nie tak robit fotky). Tak som sa na tu konferenciu tesila - proste mate 2x sancu spravit nieco lepsie, tato konferencia ve PK bola taka ista ako v SH - a tak mozete zlepsit vsetky nedostatky ktore ste urobili predtym atd. Skoro nikdy v zivote nemate druhu sancu nieco zopakovat a my sme ju mali…No ale to sme este nevedeli co nas caka….
Velke problemy sme mali s hotelom lebo debili okrem nas (400 ludi) tam mali konferenciu o dalsich 200 ludi a dalsiu o 1000 ludi…a vsetko mali rezervovane 2x!!!!! Takze nasa plennary (najvacsia miestnost kde sa odohrava konferencia) bola jedalen pre 1200 ludi takze sme tam skoro nemohli byt a teraz vymysli kde budes robit vsetky prezentacie a mat 400 ludi (hlavne ked vonku skoro mrzne)….

Hned prvy den sme mali mat tiez s firmami - mali prist o 14:30 (a taka som bola rada ze ziadny problem s data projektormi ako v SH) no zrazu ze pridu neskor lebo je zapcha - a co teraz spravis ked si mas 400 ludi rozmiestnit do miesnosti s firmami ale firmy tam nie su, nemozes ist na dalsie sessions (prezentacie) lebo su s facilitatormi (pomocny ludia) ktory maju prave v tej dobe pripravu takze nic nevedia, a nemozes pouzivat plennary miestnost lebo sa tam bude podavat vecera pre dalsie konferencie - HM KDE DAS 400 LUDI??????
Ach tak takuto krizu zo vsetkych stran som asi este v @ nezazila, samozrejme dotoho isli vseliake malicke problemiky….no a tak sa zacalo drsne vyjednavanie s managerom hotela - samozrejeme nehovoril AJ a tak si to zobrala na starosti Echo, v tej dobe sme museli mat ru miestnost aspon o 1hod dlhsie (v tej dobe v nadeji ze ludia s firiem tam dovtedy budu) ~cas 15:30~ a tak som isla sa spytat Echo ako to vyzera ked jednala s tym managerom a videla som ze velmi biedne - a Echo zrazu na mna "Nina plac! Rozplac sa!" ty jo no a to uz zacala ta prava sranda - tak som sa rozplakala ze proste neviem co a ten manager "dobre dobre mate tu 1 hodinu!" no tak sme zasli s Echo za roh a tak sme sa zacali smiat ako nikdy :D no musis pouzivat fakt vsetko mozne tu…a tak o 16:30 sme rozdelili 400 ludi do miestnosti cakajuc na firmy…vsetci mozny si zobrali na starosti bavit tych delegatov dokedy nepridu ludia s firiem a ja som sa modlila kazdu minutu aby prisli…po 45 minutach cakania a dufania sprava - Pokazilo sa auto :S no tak a co teraz??? Nemas miestnost na to aby si pokracovala v inej agende, nemas nic!!!!!!!! No tak som obisla kazdu miestnost, ospravedlnila sa a povedala ze o 18:15 zacneme a dovtedy maju pauzu - nedalo sa nic ine robit. A tak dalsich 50 minut kedy sme poslali auto pre nich (uz su na ceste 4,5 hodiny, cesta ktora trva 1,5hod) a s nadejou ze tam budu…stres ako prase…delegati nervozny a nastvany, ani veceru sme im este nemohli dat lebo ta bola dohodnuta az na 19:30…aaaaaaaa a tak bolo 18:00 volam do auta s ocakavanim ze mi povedia - ano uz sme tu tak som dostala spravu ' Nahradny vodic tu este nie je - sme asi tak 30 mintu od hotela' aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa - nemate firmy, nemozete pokracovat v agende lebo nemate kde, nemate jedlo pre delegatov :D no crisis management ako nikdy v zivote - keby tak tam bolo tak 50 ludi ale 400!!!! Ach a tak si vravim, zavolam vsetkych facis (ktory uz su ako tak trosku pripraveny) a zacneme aspon prve s Homegroups session (rozdelenie delegatov do malych skupiniek v ktorych budu pracovat celu konferenciu, takze sa tam spoznaju kto je kto a tak…) ale samozrejme to nebolo kde spravit, tak si predstavte 400 ludi stojacich v lobby (recepcia) a ja ako na nich kricim z balkona z 1.poschodia :D a vysvetlujem co maju robit (bolo tam asi tak 5 stupnov - strasna kosa…) no a tak sme to nechali az do vecere…s nadejou ze po veceri zacneme.
Volam do auta (19:00) - uz som ani nechcela volat, chcela som to vzdat…a tam mi povedali "Vodic sa stratil, nevie kde to je, nemoze najst smer" no a to uz som zacala premyslat ci si nejdem nahodou zarezrevovat letenku na druhy den domov ;) strasne som sa zacala smiat uz od zufalstva…proste to snad nie je mozne….a tak som si spomenula na pana Murphyho a podakovala mu za jeho zakon :D No a ako konference manager som musela nejak situaciu vyriesit…no nastastie ma zachranila 1hodina vecera kde sa to vsetko mohlo spravit a oni vcas prist. A tak 20:00 volam do auta - ze v pohode zacneme teda o 20:30 - reakcia - no to teda pochybujeme…aaaaaaaaaaaaa tak si predstavte ludi z firiem, fakt dobry a kapacity (jeden priletel az z Hong Kongu kvoli tejto konferencii) ako sedia v aute uz 6,5 hodiny :D:D:D) aaaaach jaaaaaj no ale tak delegati sa o 20:30 zacali premiestnovat do miestnosti kde som umiestnila jedneho bavica dokym nepridu ludia y firiem. No 20:45 prisli :D finalne po vyse 7 hodin cesty - strasne trapne som sa citila a tak sme im dali veceru a o 21:00 sa vsetko mohlo konecne zacat a ja som si sadla na stolicku a nevedela som ci sa mam zacat smiat alebo plakat, ale citila som taku obrovsku ulavu ako nikdy….(hlavne veci nam strasne komplikoval te blby hotel inak by bolo vsetko tak jednoduche - proste zmena v agende - ziadny problem, no problem je ze musis mat aspon miestnost kde to zorganizovat, co sme mi nemali)
Ach tak myslim ze to bol zatial najbrutalnejsi zazitok, stres, nervozita a vsetko doteraz co som tu zazila, hlavne ked som za to vsetko bola zodpovedna ja, ja som tam pozvala tych ludi z firiem atd….no decka strasne vela som sa naucila prekonanim tejto skusenosti (vravim si zlata konferncia v SH a este zlatsia konferncia na Seci :))
A pocas celej konferncie boli velke problemy s hotelom, financiami, presunom delegatov, skoro ziadna party lebo nebola ani party room, a cele 3 dni som sa nezastavila aby som nieco neriesila - proste som mala mozok tak prevareny ako nikdy, minula som neskutocne mnozstvo penazi na kredit co som stale nieco riesila po telefone, a ani som si skoro nic neuzila z konferncie poriadne, v teame ziadna myslienka na srandu alebo take tie male drobnosti ktore mozes pridat konferencii aby si ju urobil nezabudnutelnu pre delegatov lebo kazdy jeden nieco riesil, ale bolo to fajn - moc nam to ako teamu dalo - lebo sme sa navzajom tak podporovali ako nikdy - proste tam bolo velmi citit ako ani jeden druheho nenechame v stichu - proaktivita v pomahani a podpore, niekedy som im len tak zavolala na mobil aby sa zacali usmievat, lebo delegati nas vnimali ako v strese, stale nieco riesime a tak som zacala pracovat na tom aby to bolo inak, co sa potom podarilo - tymove role frcali ako nikdy predtym :D

A nejake super zaztky alebo fotky….
Tak toto je Florent - jeden z mojich VPs tu v PK na pobocke a bude aplikovat na prezidenta, super chalan (aby som predisla vsetkym moznym uvaham v myslienkach hlavne mojej rodiny - ma priatelku v SH.) a takto sme pracovali na mojom funkcnom treningu kde som dala deckam riesit rozne veci - super to je…















No a jedna z najdolezitejsich udalosti konferencie - mali sme tam hlavnych reprezentantov z PwC s ktorymi sme tam oficialne podpisali zmluvu o spolupraci 100 000RMB. Super to bol zazitok pocuvat co hovoria a potom sme si spravili srandu z Echo ze im pomozeme podpisat zmluvu - a tak sme si to prve nacvicovali ako sa budeme usmievat ;) a potom akcia :D

No a po rieseni vsetkych malych a velych drobnosti pocas celeho vikednu konferencia bola na konci…a tak sme si vsetci poplakali lebo to bol jeden z najsuper intenzivnejsich zazitkov…ach….a tesime sa na dalsiu konfernciu ktora bude v Januari - a moju funkciu konfernce managera som predala Echo, kedze mi dve sme skoro rovnake - vela krat sme spolu kecali pocas tej PK konferecii a vravime si - "boze my sme tak dobre, bez nas by to tu ani neslo, nevieme co by si tu pocali, ach velmi super vieme veci organizovat :D" a tak sme sa navzajom jedna druhu podporovali v tazkych chvilkach…:)

A co som sa naucila/zdokonalila?

- coordinovat projekt/konferiu

- event management (organizovanie udalosti)

- crisis management (zvladanie krizovych situacii)

- team management (motivovanie, podpora, priprava, koordinacia)

- working with different culture on concrete project (pracovanie s ludmi z inej kultury na projekte - nie je to to iste ako u nas)

- kontrolovanie vsetkeho 100x

- ako pracovat s ludmi a ich silnymi strankami - ako rozdelit role v teame atd.

- zase nieco o mne a mojich silnych a slabych strankach

- komunikacia - jasne, strucne vystizne v inom jazyku a inej kulture (musis prisposobit komunikaciu)

- pracovanie s firmami, komunikacia, zvladanie neprijemnych situacii :D

- atd.......
Tak to je vsetko z tejto skusenosti…mohla by som este pisat a pisat o vsektom moznom co sa tam dialo, ale uz nevladzem a vy by ste boli aj unudeny ;) tak niekedy porozpravam osobne :D papa zatial...Vasa zase o nieco starsia a skusenejsia Nina